دليل نقل المكاتب: كيف تنتقل دون أن يتوقف العمل

عيّن مسؤولاً واحداً عن النقل

أكثر ما يربك نقل المكاتب أن يتلقى فريق النقل تعليمات من خمسة أشخاص. لذلك عيّن شخصاً واحداً مسؤولاً عن النقل: يتواصل مع شركة النقل، ومع إدارة المبنيين، ومع فريق تقنية المعلومات، ومع الموظفين. ويكون هو من يقرر أين توضع كل قطعة في المكتب الجديد، ومن يوقع على الاستلام.

ابدأ بمخطط المكتب الجديد

قبل أن تطلب العروض، ارسم مخططاً بسيطاً للمكتب الجديد: أين يجلس كل قسم، وأين غرفة الاجتماعات، وأين الخوادم والطابعات، وأين الأرشيف. ثم أعطِ كل غرفة أو منطقة رقماً، وضع الرقم نفسه على كل مكتب وكرسي وكرتونة تخص هذه المنطقة. فهذا وحده يوفر ساعات يوم النقل، لأن الفريق يضع كل شيء في مكانه من المرة الأولى.

وقِس الأثاث الكبير، كطاولات الاجتماعات والخزائن، وتأكد أنه يدخل من أبواب المكتب الجديد ومصاعده. فبعض الطاولات تحتاج إلى فك، وبعضها لا يُفك.

الجدول الزمني: نهاية الأسبوع أو بعد الدوام

أغلب الشركات تنقل مكاتبها في نهاية الأسبوع أو بعد ساعات الدوام، حتى يبدأ العمل في المكتب الجديد في يوم العمل التالي. وكثير من شركات النقل تعمل في هذه الأوقات خصيصاً لنقل المكاتب، لكن الطلب عليها أعلى، فاحجز مبكراً.

لكن تأكد أولاً أن المبنيين يسمحان بالنقل في هذه الأوقات. فكثير من الأبراج التجارية تحدد ساعات للنقل، وتشترط حجز مصعد الخدمة، وحماية الممرات، وأحياناً تصريحاً مسبقاً وقائمة بأسماء العمال. اسأل إدارة المبنيين قبل أن تحدد الموعد.

الأجهزة والشبكة: أهم جزء في النقلة

الأثاث يمكن أن يُركب في ساعات، لكن الشبكة والإنترنت والخوادم قد تحتاج إلى أيام إن لم تُرتب مسبقاً. لذلك ابدأ بتقنية المعلومات قبل أي شيء: اطلب تفعيل الإنترنت في المكتب الجديد قبل النقل بوقت كافٍ، وجهز الشبكة ونقاط الكهرباء، وخطط لنقل الخوادم أو إيقافها.

وقبل يوم النقل، خذ نسخة احتياطية من البيانات المهمة، وصوّر توصيلات الأجهزة من الخلف، واكتب على كل جهاز اسم صاحبه ورقم منطقته. والشاشات والحواسيب تُغلف بالفقاعات وتُنقل واقفة. والخوادم والأجهزة الحساسة يُفضل أن ينقلها فريق تقنية المعلومات بنفسه أو بإشرافه.

الملفات والأرشيف والوثائق السرية

الملفات الورقية ثقيلة، وتُنقل في كراتين صغيرة قوية حتى لا تتمزق. وحافظ على ترتيبها: رقّم الكراتين بحسب الخزانة والرف، حتى يعود الأرشيف كما كان. والوثائق السرية، كعقود الموظفين والبيانات المالية، يُفضل أن تُنقل في كراتين مغلقة ومختومة، أو أن ينقلها موظف مسؤول بنفسه.

وهي فرصة جيدة للتخلص مما لا تحتاجه: الملفات القديمة التي انتهت مدة حفظها، والأجهزة المعطلة، والأثاث التالف. لكن تأكد من مدة الحفظ النظامية قبل إتلاف أي وثيقة.

الأثاث المكتبي

المكاتب الكبيرة ووحدات العمل المفتوحة وطاولات الاجتماعات تحتاج غالباً إلى فك وتركيب، والكراسي تُنقل كما هي مغلفة. والخزائن المعدنية تُفرغ قبل النقل، ويُقفل أدراجها أو تُثبت بالشريط. اقرأ عن فك وتركيب الأثاث.

وإن كان المكتب الجديد يحتاج إلى أثاث جديد، فرتب أن يصل ويُركب قبل يوم النقل أو بعده مباشرة، حتى لا يختلط الأثاث القديم بالجديد.

الموظفون: ماذا يفعل كل واحد؟

• أبلغ الموظفين بموعد النقل وعنوان المكتب الجديد قبل أسابيع.
• اطلب من كل موظف تغليف أغراضه الشخصية ومحتوى مكتبه في كرتونة عليها اسمه ورقم منطقته.
• وضح من يعمل من البيت يوم النقل، ومن يحضر للمساعدة.
• أرسل للموظفين في اليوم الأول خريطة بسيطة للمكتب الجديد.

العملاء والموردون

حدّث عنوان الشركة على موقعها، وفي توقيع البريد، وفي الفواتير، ولدى الموردين وشركات الشحن. وأبلغ العملاء بموعد النقل إن كان سيؤثر في الرد أو التسليم. وإن كانت لديك لافتة أو مكتب استقبال، فرتب نقلها أو تركيبها في المكتب الجديد. وتحقق من الجهات الرسمية التي تحتاج إلى معرفة العنوان الجديد للمنشأة.

المكاتب الصغيرة والمحلات

ليس كل نقل مكتب مشروعاً كبيراً. فالمكتب الصغير من غرفتين أو ثلاث، أو المحل التجاري، أو العيادة الصغيرة، يمكن أن يُنقل في يوم واحد مع تحضير بسيط. لكن المبادئ نفسها تنطبق: مسؤول واحد، ومخطط للمكان الجديد، وإنترنت جاهز قبل النقل، وكراتين مرقمة. وفي المحلات خاصة، انتبه إلى الرفوف المثبتة واللوحات والأجهزة الخاصة كأجهزة الدفع والكاميرات، واسأل من يفكها ويركبها.

اليوم الأول في المكتب الجديد

لا تجعل اليوم الأول يوماً لفتح الكراتين فقط. فاطلب من الفريق أن يركب المكاتب والكراسي ويضع الأجهزة في أماكنها قبل أن يغادر، واجعل فريق تقنية المعلومات يختبر الشبكة والطابعات والهواتف قبل وصول الموظفين. وجهز للموظفين في الصباح ما يحتاجونه ليبدؤوا العمل مباشرة، ثم دع فتح الكراتين الشخصية يتم خلال الأسبوع.

واحتفظ برقم شركة النقل في الأيام الأولى، فقد تكتشف قطعة ناقصة أو تحتاج إلى تعديل في التركيب.

تسليم المكتب القديم

بعد النقل، راجع عقد الإيجار: كثير من العقود تطلب إعادة المكتب كما كان، بإزالة الفواصل وإصلاح الجدران وتنظيفه. فخطط لذلك ضمن جدول النقل، واطلب من الشركة إخراج الأثاث والمخلفات التي لن تنقلها إن كان ذلك مشمولاً. وصوّر حالة المكتب عند التسليم.